16 années : c’est le temps que passeraient les cadres en réunion sur l’ensemble de leur carrière ! Brainstorming, conférence, point d’équipe ... qui n’a jamais eu le sentiment d’avoir « ruiné » sa journée avec des réunions, parfois inutiles ? La « réunionite aiguë », cette « maladie » très française est un fléau pour les entreprises. Sont-elles toutes utiles ? Comment rentabiliser ce temps précieux ? Woozjob vous donne les méthodes pour organiser des réunions (vraiment) productives.
La réunionite et la productivité
Répondre à ses mails, envoyer des messages personnels, travailler sur d’autres dossiers ou simplement avoir l’esprit qui s’égare : voici quelques-uns des symptômes de la réunionite. Au cours de ces réunions, 75% des cadres avouent "faire autre chose" qu'écouter uniquement le sujet de la réunion. Ajoutez à cela les retards d’un trop grand nombre de participants et les digressions : la réunion s’avérera à coup sûr inefficace.
Avant d’envisager de réunir votre équipe, posez-vous bien la question de son intérêt : n’existe t’il pas un autre moyen d’informer vos collaborateurs, par simple email par exemple ? Est-il utile de réunir tout le monde ou n’est-il pas possible de faire un point spécifique avec chaque personne concernée ? Beaucoup d’entreprises s’inspirent aujourd’hui du modèle anglo-saxon en espaçant et raccourcissant les réunions. Selon un sondage de l’Ifop, les réunions ne devraient pas durer plus de 52 minutes pour garder toute l’attention des participants. Alors, faites court mais efficace !
Réunion d’équipe : quelles méthodes pour en améliorer l’efficacité ?
Avant la réunion
Préparez un ordre du jour et communiquez-le
Pour être efficace, une réunion doit être bien préparée, avec un ordre du jour précis et clair. Informez-en les participants le plus en avance possible. Demandez-leur éventuellement d’y réfléchir en amont, en préparant certains points pour gagner du temps lors de la rencontre. L’organisateur peut également distribuer un(les) document(s) (présentation PowerPoint, fichier Excel …) afin que l’équipe puisse en prendre connaissance au préalable. Enfin, n’oubliez pas d’informer du lieu et de l’horaire pour que tout le monde puisse être ponctuel.
Conviez uniquement les personnes concernées
Rien de plus ennuyeux que d’être invité(e) à une réunion dont le sujet ne nous concerne pas. Seules les personnes qui ont un réel intérêt à être présent doivent y participer. Le compte-rendu sera là pour les autres.
Attribuez un rôle aux participants
Un secrétaire qui sera chargé du compte-rendu, un « gardien du temps » responsable de la montre, une personne en charge du matériel …Si vous confiez une mission à certains participants, ils auront toutes les chances d’être plus attentifs aux échanges lors de la réunion.
Pendant la réunion
Limitez le temps de la réunion
Si cela n’a pas été précisé en amont, annoncez la durée de la réunion, en évitant toutefois de dépasser 1 heure. Si elle doit durer plus longtemps, prévoyez des pauses pour éviter que les participants ne décrochent.
Impliquez les participants et recentrez éventuellement le sujet
Dès le début, rappelez l’objet de la rencontre et l’objectif que vous voulez atteindre à son terme. Incitez les participants à intervenir car ils doivent être acteur de la réunion, mais tachez de la structurer en recentrant si besoin le débat pour éviter une réunion pêle-mêle.
Animez votre réunion
Pour garder les participants actifs pendant toute la durée des échanges, alternez présentation et débat. Vous pouvez également vous appuyer sur des vidéos, des graphiques, une présentation visuelle …
Concluez la réunion
Concluez en reprenant les principaux points abordés, et ceux qui n’ont pas pu être traités par manque de temps. Les participants doivent connaître leur mission en sortant de la salle pour faire avancer le projet.
Après la réunion
Envoyez le compte-rendu de la réunion rapidement
La personne désignée pour rédiger le compte-rendu devra idéalement l’envoyer dans un délai maximum de 48h, à tous les participants et aux personnes susceptibles d’être impliquées dans le projet. Il reprendra les points clés, les idées évoquées, les deadlines et les tâches de chacun jusqu’à la prochaine rencontre. Pas besoin d’en écrire des pages, il doit être synthétique et daté !
Prévoyez, si nécessaire, une autre réunion
Puisque tout le monde est réuni, vous pouvez, si c’est indispensable, prévoir une nouvelle réunion pour suivre l’avancement du projet en mettant en commun les agendas. Mais là encore, tout le monde n’a peut-être pas d’intérêt à être convié.
Innovez sur le format des réunions !
La réunion debout (ou stand-up meeting)
Cette méthode dite « agile » permet d’éviter les réunions interminables et de stimuler les participants, ne serait-ce que physiquement. L’objectif est de prendre des décisions rapides sur des tâches du quotidien.
La réunion « walk and talk »
Plutôt originale, l’idée est de sortir du confinement traditionnel des salles de réunion pour les transférer à l’extérieur. En plus de stimuler la créativité, elle permet de donner un coup de boost à l’équipe tout en favorisant la décontraction.
La réunion team-building
Très prisées par les entreprises, les réunions de team-building ont pour objectif de souder l’équipe et de renforcer la cohésion du groupe via des activités ludiques. Elles peuvent prendre des formes variées : en réunion, en séminaire, en formation … Si vous voulez en savoir plus, lisez notre article sur le team-building.
Vous l’aurez compris, la réunionite aigue n’est pas une fatalité. Alors, à quand votre prochaine réunion Stand-up, Walk & Talk ou team-building ?
Des méthodes originales à tester à l’heure où les études montrent que rester assis toute la journée est mauvais pour la santé !