Guide de survie pour vos voyages d’affaires

Vous venez de décrocher le job de vos rêves, celui que vous attendiez depuis des mois ! De nouveaux collaborateurs, de nouveaux clients, de nouvelles méthodes de travail et surtout de nombreux voyages d’affaires vous attendent. Excité(e) à l’idée de prendre part à cette nouvelle aventure, vous êtes tout de même anxieux(se) à l’idée d’effectuer divers déplacements professionnels.


Voici nos conseils pour appréhender vos voyages d’affaires et partir l’esprit serein.


Voyage d’affaires : Procédez à quelques vérifications


La première chose à faire est de procéder à certaines vérifications. Prenez par exemple le temps de vérifier que vous êtes bien couvert(e) par une assurance et que votre employeur a pris les mesures nécessaires pour assurer votre sécurité. Renseignez-vous également sur les modalités d’entrée dans le pays où vous effectuerez votre déplacement. Pour les pays hors Union Européenne, vous aurez certainement besoin d’un visa pour entrer sur le territoire. Vous devrez en faire la demande sur le site du Ministère de l’Europe et des Affaires Etrangères. Quelques mois à l’avance, assurez-vous que votre passeport et vos papiers d’identité soient à jour. Parce que l’on n’est jamais trop prévoyant(e), nous vous invitons grandement à emporter tous vos documents, papiers, billets et autres en 2 exemplaires, l’un enregistré précieusement dans votre smartphone, l’autre en format papier !


Voyage d’affaires : Notez les informations essentielles


La feuille de route est un document qui servira de fil conducteur à votre voyage d’affaires. Dans ce document, vous devrez renseigner toutes indications et informations pouvant être utiles durant votre séjour : adresses, numéros de téléphone, interlocuteurs, rendez-vous, horaires, numéros de réservation etc. N’hésitez pas non plus à y glisser un planning que vous pourrez consulter au moment venu. Faites en sorte de toujours avoir ce document avec vous, en version papier mais également en version digitale, pour être certain(e) de ne pas le perdre.


Voyage d’affaires : Faites une check-list


La to-do-list de voyage est incontournable pour ne rien oublier dans ses valises. Cette petite liste que l’on effectue avant un déplacement convient pour les longs voyages comme pour les petits trajets. Quelques jours avant votre départ, recensez-y toutes les affaires dont vous aurez besoin au cours de votre séjour. Nous vous conseillons de réaliser cette liste 1 semaine maximum avant votre départ pour avoir l’occasion de la modifier et/ou de la compléter durant les jours qui précèdent votre déplacement. Papiers administratifs, outils de travail, appareils électroniques, vêtements, pharmacie, fournitures… pensez à tout ! D’ailleurs, sachez que certaines applications pour smartphones comme PackPoint Travel Packing List ou encore PackKing ont été conçues pour aider les voyageurs à élaborer leur check-list. Pratique !


Voyage d’affaires : Bouclez votre valise sans tracas


Côté vestimentaire, optez plutôt pour du noir, facile à porter pour toute occasion. Votre valise devra contenir des tenues formelles mais aussi décontractées. Pour vous aider, consultez la météo quelques jours avant votre départ. Et pour éviter que vos vêtements ne se froissent, glissez entre chacun des feuilles de papier en soie !

N’oubliez pas non plus vos produits d’hygiène puisqu’ils ne sont pas toujours fournis par les hôtels. Si vous prenez l’avion, les liquides, crèmes, gels, substances pâteuses et aérosols sont autorisés en bagage cabine en quantité réduite. Sur internet, vous pourrez commander facilement des trousses transparentes comportant des bouteilles de moins de 100 ml à remplir.


Voyage d’affaires : Voyagez léger !


Moins de bagages vous avez, mieux c’est ! Il est préférable d’emmener avec vous un seul bagage avec lequel vous pourrez vous déplacer sans encombre. Si vous êtes amené(e) à prendre l’avion, optez pour un bagage en cabine plutôt qu’en soute afin d’éviter tout problème de perte ou de vol. De plus, cela vous évitera de courir dans l’aéroport pour aller récupérer votre valise une fois arrivé(e) à destination. Dans l’idéal, privilégiez les valises à roulettes et à poignée rétractable. Pensez également à étiqueter vos bagages.


Voyage d’affaires : Partez connecté(e)


Pour partir l’esprit tranquille et éviter toute source de stress, soyez-sûr(e) que votre matériel électronique soit fonctionnel. Veillez donc à ce que votre smartphone, votre tablette et votre ordinateur soient chargés à bloc avant votre départ. Munissez-vous également d’un double de vos chargeurs afin d’éviter que l’un de vos appareils électroniques ne vous lâche brutalement pendant votre séjour. Si vous voyagez à l’étranger, n’oubliez pas non plus de vous munir d’adaptateurs de prises qui vous seront utiles pour mettre vos appareils en charge. Une batterie externe est fortement recommandée pour vos déplacements puisque qu’elle est portative et ne nécessite aucune prise électrique. N’oubliez pas non plus de télécharger des applications qui pourront vous guider comme un GPS, les plans de la ville, les itinéraires de transports en commun etc.


Voyage d’affaires : Évitez le jet-lag


Pour garder la forme tout au long de votre séjour, veillez à entretenir une alimentation saine. Évitez les boissons gazeuses, celles contenant de la caféine ou de l'alcool avant votre vol, d’autant plus si vous êtes amené(e) à voyager de nuit. Dans l’avion, pendant le vol, on évite aussi de trop grignoter. Le mot d’ordre : manger léger. En revanche, buvez beaucoup d’eau pour rester hydraté(e) et mieux supporter le jet lag si vous effectuez un long courrier. Une fois sur place, trouver un peu de temps pour faire de l’exercice afin d’évacuer toutes les tensions. Enfin, pensez à vous coucher à des heures régulières afin de garder le rythme.


Bon voyage !

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