Votre boîte email déborde ? Vous êtes lassé(e) des réunions à répétition ? Le partage de documents entre collaborateurs est un casse-tête ? Vous avez du mal à faire le suivi du travail de votre équipe ? Nous avons peut-être la solution : les outils de travail collaboratif ! Ils permettent de mieux structurer l’organisation du travail et de favoriser la communication au sein de votre équipe. On détaille avec vous.
Qu’appelle-t-on vraiment « travail collaboratif » ?
C’est un nouveau mode de travail qui n’est pas fondé sur la notion de hiérarchie dite traditionnelle car il place tous les membres du groupe sur un pied d'égalité. Il consiste à faire travailler plusieurs personnes ensemble pour la réalisation de tâches en favorisant l’interaction, la coordination et la coopération. Cette nouvelle manière de travailler en équipe grâce aux technologies de l'information et de la communication, permet d’associer les compétences, connaissances et capacités de création de tous dans un objectif de productivité et d’innovation.
Echanger en temps réel des informations sans se déplacer, consulter ou modifier des fichiers depuis n’importe quel poste internet ou rédiger à plusieurs un même document … tout cela grâce à une plateforme collaborative ! C’est possible, mais cela ne se décrète pas du jour au lendemain. Elle doit être le résultat d’une mise en œuvre progressive, qui nécessite pour l’entreprise de laisser davantage d'autonomie à ses salariés en restructurant son organisation managériale.
Quels outils de travail collaboratif choisir ?
L’offre des outils collaboratifs est quasi infinie. Votre choix devra donc se faire en fonction de vos usages, de vos besoins et de votre organisation.
Ces outils peuvent se classer de la manière suivante :
Les outils collaboratifs de communication
Ils sont conçus pour fluidifier les échanges et le partage d’informations entre les membres de l’équipe. On y retrouve la messagerie électronique, la messagerie instantanée avec les réseaux sociaux d’entreprises (HipChat, Pie, Fleep) ou le chat audio/vidéo, les forums de discussion, le tableau blanc électronique (Stoodle, Deekit, Cnverg), les visioconférences (MashMe, Join.me, Rabbit) …
Les outils collaboratifs d’organisation du travail
Ces outils permettent aux équipes de travailler de manière plus interactive et en simultané sur un même document ou sur une même application, à la réalisation d’un but commun. Ce sont le partage d'applications, les bases de données partagées, les forums …
Les outils collaboratifs de suivi et gestion de projet
Ces outils de « workflow » permettent le suivi des projets afin d’assurer une coordination globale de l’activité de l’entreprise. On intègre les outils d’organisation des réunions et des rendez-vous (Doodle, Sunsama, Calendly), les gestionnaires de tâches (Trello, Kanvse, Rowshare), les outils de partage et de synchronisation de fichiers (Dropbox) …
Les outils collaboratifs d’accès à la connaissance
Ils visent à centraliser les informations et les ressources internes à l’entreprise dans le but de gagner du temps et de renforcer la fiabilité et la sécurisation des données. Ce sont par exemple les portails intranet, les annuaires, les FAQ, les Wiki, les moteurs de recherche interne …
Comment réussir à mettre en place le travail collaboratif dans son entreprise ?
Pour réussir la mise en place d’une stratégie de travail collaboratif, il est essentiel que les futurs utilisateurs possèdent la maîtrise totale des outils informatiques et collaboratifs. Ces derniers devront être intuitifs et utilisés avec la finalité de gagner du temps.
Un autre critère de succès est l’adhésion de tous les collaborateurs au projet. Pour qu’ils adoptent de nouveaux comportements, il convient de mettre en place des formations et de faciliter cette démarche en choisissant un logiciel facile d’utilisation, compatible sur tous les appareils et modifiables pour tous de manière sécurisée [pour protéger les données confidentielles de l'entreprise].
Sans nous en rendre compte, nous utilisons déjà des outils de travail collaboratif comme la messagerie instantanée, l’intranet de l’entreprise ou encore le partage de fichiers en réseau. Au vue de l’offre très variée en matière d’outils collaboratifs, il convient au préalable de définir clairement les objectifs souhaités à la mise en place d’une telle organisation au sein de votre entreprise. Si vous souhaitez sauter le pas, découvrez tous les outils collaboratifs sur le site : http://outilscollaboratifs.com/
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